КАК ДА ИЗБЕРЕМ ПРОИЗВОДСТВЕН ERP СОФТУЕР (ЧАСТ 1)

Добре дошли! 


Опитът ни е научил, че хората се нуждаят от нещо повече от информация за продукта, нужни са им и други данни, за да вземат качествени решения относно счетоводния и производствен софтуер. Това е и темата на настоящия документ. Ние сме обобщили всичко, научено от успешните ни клиенти и сме се постарали да предоставим полезна информация за:


-хора, които управляват производството си ръчно и се нуждаят от автоматизация. 
-хора, които ползват софтуер на ниско ниво и искат да преминат към по-висок клас решения.
-хора, които ползват стари системи и са готови да преминат към новите технологии.

 
НУЖНО ЛИ Е ВАШАТА КОМПАНИЯ ДА ЗАКУПУВА ПРОИЗВОДСТВЕН СОФТУЕР 


Тези елементарни въпроси ще ви подскажат доколко Вашата компания е готова да внедри нова производствена система.

 
1.  Понастоящем Вашата компания използва ли разходни норми (bills of material)? 
•  Да - преминете към въпрос 2. 
•  Не - Стоп! Повечето производствени компании разчитат на разходни норми (BOM) за проследяване на потребностите си от материали. Ако отговорът Ви на този въпрос е "не", вероятно не търсите производствен софтуер, вместо това вероятно се нуждаете от персонализирано решение. Свържете се с Вашия консултант за повече информация относно наличните персонализирани решения.

 
2.  В момента компанията Ви ползва ли производствен софтуер? 
•  Да - преминете към въпрос 3. 
•  Не - Стоп! Изправени сте пред сериозна конкурентна заплаха от останалите пазарни участници, които жънат ползите от производствените системи. Прочетете настоящия наръчник и още днес изгответе план за внедряването на производствена система.


3.  Вашата компания претърпяла ли е значителен растеж или променяла ли е основните насоки на своята бизнес дейност за последните три години? 
• Да - Стоп! Растежът и другите значими бизнес промени означават, че излизате извън рамките на настоящите бизнес системи. Ако пътеката на Вашия растеж продължи, необходимо е незабавно да помислите за внедряването на нови системи, за да се се уверите, че системата, която ползвате в момента, няма да излезе от употреба. 
• Не. Преминете към въпрос 4.

 
4.  Вашият производствен софтуер напълно ли е интегриран с Вашия счетоводен софтуер ? 
• Да - преминете към въпрос 5. 
•  Не - преминете на въпрос 7.

 
5. Вашият производствен софтуер на повече от три години ли е? 
•  Да - преминете към въпрос 6. 
•  Не - Стоп! Ако интегрираната Ви система е правилно подбрана през последните три години, тя би трябвало да функционира безпроблемно. Преди да преминете към решение за нова покупка, обсъдете положението с консултанта, който Ви е помагал при внедряването на настоящата използвана система.

 
6.  Вашият софтуерен доставчик може ли да предложи достатъчно добър ъпгрейд? 
• Да - Стоп! Свържете се с Вашия доставчик, за да научите повече за възможностите за ъпгрейд на Вашата система. 
• Не - Стоп! Нуждаете се от нов доставчик с по-сериозен ангажимент към текущото разработване на продуктите. Моментът е подходящ да се запознаете с всички продукти на пазара. 


7.  Вашият счетоводен софтуер на повече от три години ли е? 
• Да - преминете към въпрос 8. 
• Не - Стоп! Без цялостна интеграция между Вашата производствена и финансова система няма да можете да се възползвате от всички положителни ефекти от компютъризацията. Обречени сте на непрестанни обвинения и безсилие да се справите с проблема. Вземете под внимание само пакетите, които предоставят цялостна интеграция.

 
8.  Вашият производствен софтуер собствена разработка ли е на Вашия IТ отдел? 
•  Да - Стоп! Вашата система вероятно е разработена преди години, преди още да съществуват толкова много софтуерни пакети с високо качество, измежду които да избирате. Ако сега ъпгрейдвате Вашата система ще елиминирате текущите разходи по поддръжката на персонализиран софтуер. С остаряването на персонализираните системи поддръжката се усложнява и оскъпява. Подгответе се, обаче за допълнително усилие, тъй като Вашият IТ отдел може да се противопостави на софтуерно решение, което не е собствена разработка.

 
• Не - Стоп! Вашата остаряла счетоводна система и неинтегриран производствен пакет трябва да излязат от употреба. Ползите от внедряването на нова технология могат да донесат много дивиденти. Колкото по-рано започнете ъпгрейд и конверсия, толкова по-скоро ще видите резултатите.

 
МОЖЕТЕ ЛИ ДА СИ ПОЗВОЛИТЕ ПОКУПКАТА? 


Ползите от внедряването на производствена система са известни и подробно описани. Но все още може да е трудно да убедите ръководството на Вашата компания да се раздели с трудното спечелените приходи, за да закупи новата система, която предлагате. Обмислете изготвянето на анализ на възвръщаемостта на инвестицията (ROI), за да подпомогнете Вашата компания при вземането на решение колко да заплати за новата система. Започнете с категоризиране на разходите си.


 • Разходи за софтуер: 
Тук се включват закупуването или наемането, таксите за поддръжка и ъпгрейд или пакетите, необходими за адаптиране на системата към Вашите нужди. Тези разходи варират от 10 000 Еик до 150 000 Еик за покупката, с годишни разходи за поддръжка най-малко 15 процента от цената на закупуване.

 
• Разходи за хардуер: 
Те включват цената на компютрите, компонентите, мрежите и принтерите. Вероятно е трудно да се предвидят разходите преди да сте избрали нужния софтуер. Вероятно вече разполагате с голяма част от нужния хардуер, но вероятно ще се наложи да ъпгрейдвате сървърите или устройствата за съхранение на данни, за да пригодите новата система. За всеки 25 потребители можете да предвидите от 6 000 Еик до 13 000 Еик за ъпгрейд на съществуващото оборудване и от 22 000 Еик до 35 000 Еик за закупуване на изцяло ново оборудване. 


• Заплащане за извънреден труд:
По време на внедряването ще се наложи Вие и Вашите служители да работите повече от обичайното. Възможно е да се наложи наемането на допълнителни служители, които да извършват някои от административните дейности или Вашите служители да работят извънредно. Планирайте 10 до 20 допълнителни часове седмично за 25 служители, обслужвани от новата система.

 
• Разходи за обучение: 
Ще бъде необходимо обучение, за да могат служителите да поемат работата с новата система. Логично е да се инвестира в подхдоящо обучение за успеха на проекта, тъй като това може да спести много часове скъпо струващо отстраняване на грешките. Разходите за обучение са вече по-ниски, от когато и да било, благодарение на „виртуалните" зали за обучение в Интернет, които намаляват времето за пътуване и позволяват обучението да бъде включено в натоварената програма. Предвидете между 10 и 30 часа на служител за преминаване на съответното обучение.

 
• Калкулиране на разходите за консултантски услуги: 
Хонорарите за консултантски услуги ще зависят от нуждите на процеса по внедряване, ставките за региона, опитът, както и от други фактори. Невъзможно е да се предвиди точно колко време ще отнеме внедряването при Вас или колко точно ще струва. Представеният списък с разходи Ви дава възможност да си направите някои заключения за размера на разходите.

 
• Възможно е да се наложат и допълнителни разходи - както и разходите да се понижат - в случай, че счетоводната и производствената Ви система са вече автоматизирани. Конвертирането на данните може да струва повече, но анализът и обучението може да струват по-малко. 

 

Анализ на потребностите на клиента  3 - 10 дни 
Инсталиране на мрежата и приложенията  1 - 3 дни 
Модифициране на процедурите съобразно новата система  2 - 4 дни на модул 
Създаване на сметкоплана, клиентските файлове и файловете за доставчици 4 - 20 дни 
Настройка на системните отчети  3 - 15 дни 
Обучение на служителите  5 до 15 дни 
Обучение на системния администратор 1 до 3 дни 
Модифициране на документите  0 до 10 дни 

 

МОЖЕТЕ ЛИ ДА СИ ПОЗВОЛИТЕ ДА НЕ КУПУВАТЕ?

 
Ако в момента калкулирате разходите си, вероятно изглеждат огромни. Но за да завършите калкулирането на възвращаемостта на инвестицията (ROI) е нужно да добавите спестяванията, които системата ще предостави. Резултатите варират значително за различните компании в зависимост от целите и стила на работа. Но една добра система със сигурност ще гарантира значителни спестявания.

 
- Намалени загуби на материали:
Една добра система, осигуряваща по-добра проследимост и отчетност, ще Ви даде възможност да осигурите по-добра проследимост на материалите и да предотвратите загубите. В резултат на това, по-голяма част от закупените материали ще бъдат използвани в готовата продукция. Ако сте производител от средно ниво, планирайте намаление на загубите на материали от настоящите нива до ниво от около един процент.

 
- Снижаване себестойността на стоките чрез подобрения в закупуването: 
С по-добро планиране ще можете да планирате закупуването, така че да избегнете завишените цени, надценките за спешни покупки и малките поръчки. На базата на опита на нашите клиенти и в зависимост от продуктите, които закупувате, цената на компонентите може да бъде снижена с 10 процента и повече, надценките за спешни покупки могат да бъдат снижени до 90 процента, а транспортните разходи могат да се намалят до 50 процента и повече. По-ниските цени могат да подобрят историята на плащанията за кредитния отчет на Вашата компания.

 
- Намалени разходи за персонала:
С по-добро планиране и повече достъпност на данните ще се нуждаете от по-малко хора, които да вършат една и съща работа.  
Често една нова система може значително да снижи административните разходи като същевременно прекрати полагането на извънреден труд чрез подобрени графици. В зависимост от характера на компанията и настоящите нива на извънреден труд, реализираните спестявания варират от 5 процента до 50 процента.

 
- Може ли Вашата компания да постигне по-добри резултати? 
Изчислете възвращаемостта на Вашата инвестиция като калкулирате реализираните спестявания и ги разделите на прогнозните разходи. На базата на нашия опит, повечето компании спестяват 10 до 30 процента от разходите за съхранение на материали. Можете да направите бърза калкулация на възвращаемостта на инвестицията, ако знаете приблизителната цена на материалите, с които разполагате в момента. Може би ще се изненадате да разберете за колко много компании цената на нова производствена система се изплаща в рамките на няколко месеца.

 
ВСЯКА КОМПАНИЯ Е РАЗЛИЧНА 


Ако сте работили за повече от една производствена компания, вече знаете, че всяка компания е различна. Различни процеси, различни системи за проследяване, различни проблеми - всички тези различия водят към извода, че имате нужда от система, пригодена за Вашите специфични потребности. Само преди 15 години имаше възможност да се запознаете с всяко едно налично производствено решение. Сега решенията са толкова много, че можете да прекарате месеци в гледане на демо версии и все още да не сте видели всички системи. Можете да стесните кръга за търсене на решение като дефинирате собствената си компания.

 
- Производства с асемблиран креаен продукт:
Тези компании произвеждат своите продукти посредством сглобяване или групиране на компоненти, закупени от други производители. Те имат много малко изисквания относно детайлното планиране на производството.

 
- Дискретно производство: 
Производителите на дискретни производства произвеждат един и същ продукт отново и отново. Производителят на дискретно производство зависи до голяма степен от съставянето на прогнозите за закупуване на суровини в подходящия момент и на подходящата цена. 


- Изработка по поръчка (make-to-order): 
Тези производители отговарят на клиентските потребности като разработват изцяло нови продукти или извършват значителни подобрения върху стандартните продукти. В тази среда точното дефиниране на продуктите и формирането на цената са важни цели. 


- Производители на единични серии:
Тези производители рядко произвеждат една и съща продукция. Производителят на единични серии обикновено калкулират разходите за материали и труд за отделно за всеки проект без да има повтаряемост.

 
- Процесно производство: 
Тези компании работят на партиди като обикновено се използват смеси и химични процеси, което донякъде усложнява преценката за нужните материали и готови стоки. Те могат да произвеждат един и същи продукт отново и отново или могат да смесват партиди на проектен принцип.

 

Виж още: ЧАСТ 2

Още въпроси относно закупуването на софтуер можете да зададете на нашите професионалисти от StudioWEB.bg

 

Препоръчваме още:

Четири съвета, при стартиране на нова марка Четири съвета, при стартиране на нова марка Прочети повече
Гласова технология: Какви са възможностите за марките? Гласова технология: Какви са възможностите за марките? Прочети повече
teeest teeest Прочети повече
нагоре