КАК ДА ИЗБЕРЕМ ПРОИЗВОДСТВЕН ERP СОФТУЕР (ЧАСТ 2)

ЧЕТИРИ ГРЕШКИ , КОИТО ХОРАТА ДОПУСКАТ ПРИ ЗАКУПУВАНЕТО НА ПРОИЗВОДСТВЕН СОФТУЕР

 
1.  Не си „написват домашното":
Вече сте с крачка напред пред повече от останалите хора, тъй като четете този документ. Повечето хора не са наясно с целите си, преди да направят покупка. 


2.  Неразбиране на ползите от автоматизацията: 
Компютрите не заменят интелекта, преценката, упорития труд или продуктивните служители.

 
3.  Пренебрегване на ползите, които е трудно да се измерят: 
Трудно е да се калкулират бъдещите ползи в резултат на правилните решения, които ще бъдат взети на базата на информацията, която системата предоставя. Но резултатите могат да доведат до драматични последствия.

 
4.  Делегиране:
Висшият мениджмънт трябва да участва в избора и внедряването на системата. Резултатите, показани от консултанта зависят от качеството на входящата информация.

 
ВЪПРОСИ КЪМ ВАШИЯ СОФТУЕРЕН ДОСТАВЧИК 


След като сте стеснили броя на потенциалните доставчици на софтуер ще започнете да разглеждате компаниите в повече детайли, за да разберете доколко те могат да посрещнат Вашите нужди. Следните въпроси могат да Ви помогнат да елиминирате доставчиците, които не се вписват в дългосрочната стратегия за висококачествено производство.

 
1.  Счетоводният и производственият модул напълно интегрирани ли са? 
На този въпрос е трудно да се отговори. Това, че модулите се предоставят от една и съща компания, все още не означава, че те функционират изцяло в унисон. Счетоводната компания може да е придобила производствените модули от друга компания и е възможно да не са напълно интегрирани. От друга страна, ако модулите се предоставят от две различни компании, това не означава, че те не са напълно интегрирани. Някои компании - производители на счетоводен софтуер предоставят софтуер с отворен код и програмни стандарти за разработването на допълнителни модули. Възможно е единственият начин да прецените степента на интеграция е да видите демото за продукта.  
Проверете дали спецификациите на материали и производствените поръчки са добре интегрирани с контрола на материалите и поръчките за продажби. Би трябвало да можете да контролирате матералните запаси докато изготвяте спецификациите на материали и да конфигурирате поръчки на базата на спецификациите по време на въвеждане на поръчката.

 
2.  Как системата управлява събирането на данни? 
Трябва да помислите доколко системата контролира критичните области на Вашата работа. Можете ли да контролирате производството, ако работите на пълен производствен капацитет? Получени ли са материалните запаси и, ако да, достатъчно надеждно ли са определени бройките, за да се изготви прогнозата за потребностите от материали? Събирането на данните се съгласува с производствения процес и с воденето на счетоводството. Вашата способност да планирате производствената информация зависи от това доколко удачно събирате ценните данни. Събирането на данните е важна част от цялостното решение за компания, която ползва MRP II. 


3.  Кои са ключовите характеристики, отличаващи този продукт от останалите? 
Преди да предоставите на доставчика на софтуер повече информация за Вашия бизнес, проверете кои според него са основните му производствени предимства. Така ще разберете дали той произвежда нужните продукти за компании като Вашата. 


4.  Какъв е бюджетът за научно-изследователска работа на софтуерния доставчик изразен като процент от обема продажби? 
Компания, която не влага поне 10 процента от приходите си от продажби в разработката на продукти, не може да бъде в крак с новите технологии. Необходимо е да закупите софтуера за Вашата компания от доставчик, който приема сериозно поддържането на висококачествени продукти в настоящия момент и в бъдещето.

 
5.  Доставчикът предлага ли редовни актуализации и система за ъпгрейд? 
Добрите софтуерни доставчици редовно актуализират своя софтуер, добавят нови характеристики и отстраняват софтуерни грешки в продуктите на търговските посредници и клиентите си. Софтуерната индустрия е една от малкото, при които можете да актуализирате Вашите продукти съгласно най-новата и най-модерна версия за минимален процент от общата цена. Представете си да отидете при търговец на коли и Вашият автомобил да бъде осъвременен с най-новите характеристики на последния модел кола! За повечето продукти се налага да купите изцяло нов модел или просто да останете без този продукт. Добрите доставчици на софтуер предоставят редовни актуализации на разумна цена.

 
6.  Предлага ли се софтуерна поддръжка? 
Преди да направите покупка, проверете дали софтуерният доставчик разполага с програма за поддръжка, която Ви дава достъп до редовни актуализации. На достъпна цена (обикновено 15 до 20 процента от покупната цена) ще можете да сключите годишен договор за поддръжка, който предоставя редовни продуктови актуализации и подобрения. Това показва ангажимента на разработчика към продукта и стремежа да удовлетвори Вашите потребности.

 
7.  Системата притежава ли капацитета да се развива? 
Ако не сте сигурни доколко дадена система ще отговори на потребностите на Вашата компания докато се развивате, ето няколко въпроси, които ще Ви помогнат да разберете. Какъв е максималният брой клиенти, внедрители, разходни норми или материални запаси, с които може да се работи? Какъв е максималният брой потребители, които могат едновременно да работят с конкретно приложение?  Може ли софтуерът да се настрои, за да отговори на изменящите се потребности на развиваща се компания?

 
8.  Какви отчети изготвя системата? 
Системата Ви трябва да разполага с функционалност за бързо и лесно извличане на нужната информация. Система, разполагаща с файлове с бази данни предоставя практически неограничени възможности за отчитане на информацията. В допълнение към стандартните отчети продуктът следва да дава възможност на обикновените потребители да си настройват отчети според нуждите, използвайки стандартни инструменти за отчитане. 


9.  Лесна за ползване ли е системата? 
Много клиенти прекарват съвсем кратко време в оценяване на този аспект на софтуера. Въпреки това  лесното боравене с продукта има огромно въздействие върху качеството на внедряването. Лошо разработения софтуер е причина за недоволни потребители, които заобикалят системата или прибягват към използването на съкратени клавиши. Ако искате система, която предоставя максимална производителност, помислете за това колко удобна за ползване е тя от Вашите служители. Нужна Ви е система, която Ви дава възможност лесно и ефективно да въвеждате информацията. Проверете за наличието на такива характеристики като редактиране на цял екран, вградени помощни системи и подсказки. Необходимо е и да се уверите, че системата може да се справи с всички ситуации, които възникват ежедневно. Ясни и лесни ли са стъпките за създаване на поръчка за продажба? Можете ли да търсите информацията за доставчиците докато сте в процес на осчетоводяване на ред от поръчка на фактура или поръчка за покупка? Можете ли да търсите мастър данните с изделията докато създавате нова производствена поръчка? Можете ли да добавяте артикули докато създавате производствена поръчка?

 
10.  Как системата валидира данните?
Тази функционалност определя доколко програмата предотвратява грешките във Вашата система. Програмата трябва да прави проверка за грешки като дублиране на клиенти и доставчици, грешна номерация на артикули, както и неверни суми и дати. Вашата система трябва да уведомява оператора за необичайно високи количества или единични цени за определени видове изделия, както и да предлага валидни алтернативи с уведомително съобщение.

 
11.  Каква документация се предлага в пакета? 
Количеството и качеството на документацията е отличен ориентир за качеството на софтуера. Търсете софтуерните доставчици, които предлагат други помощни материали като електронни ръководства, наръчници, видео материали и технически ръководства в допълнение към основната документация. Ясната, точна и полезна документация отнема време да се изготви. Софтуерните компании, които имат дългосрочен ангажимент към потребителите си, обикновено разработват и предоставят качествена документация. 


12.  Какво обучение се предлага? 
Колкото и да е информиран търговецът, от когото закупувате продукта, никой не знае повече за начина на функциониране и внедряване на софтуера в предприятието, както хората, които са го писали. Осведомете се дали се предлага формално обучение за продукта за Вас и Вашите служители.

 
13.  Каква сигурност предлага системата? 
Степента, до която по-чувствителните функции и отчети могат да бъдат защитени с парола, ще окаже влияние върху рейтинга на сигурността на програмата. В идеалния случай трябва да имате възможност да определите кои операции да могат да се извършват от определени потребители в определено време. Една добра система може да се настрои така, че Вашият техник да не може да вижда цените на спецификациите на материали, докато служителите от производството да могат.

 
14.  Колко потребители използват този продукт в момента? 
Ако компанията, от която купувате, вече е продала много екземпляри, вероятно работниците си вършат работата. Хората гласуват с чековите си книжки, в такъв случай е добра идея да обърнете сериозно внимание на продукт, който е популярен. По-големия брой инсталации са една застраховка за потребителите. Можете да бъдете сигурни, че продуктът е издържал на теста на времето, удовлетворил е потребностите на компании, подобни на Вашата, и е доставил добро качество. По - големият брой инсталации означават и допълнителни продукти за Вас. Ако продуктът е популярен ще намерите допълнителен софтуер, полезни инструменти, график за обучение с удобни дати и локации и голям брой местни дилъри, които могат да работят с Вас. 


15. Не купувайте бъдещето. 
Обещанията на търговците за бъдещи релийзи понякога не са базирани на реалността. Уверете се, че софтуера, който закупувате, има характеристиките, които са Ви нужни днес.

 
 
ВЪПРОСИ, КОИТО ТРЯБВА ДА ЗАДАДЕТЕ НА ВАШИЯ КОНСУЛТАНТ

 
Консултантите имат специфичен опит - те са преминавали през този процес много пъти преди това и могат да Ви помогнат да спестите времето и усилията си. Консултантът може да Ви помогне в избора на софтуер, инсталирането на мрежи или хардуер и в тогава да се уверите, че системата е функционираща до датата, която Вие сте посочили. Идеалният консултант за Вас е човек, който е инсталирал производствени системи в компании с подобен бизнес на Вашата. Техният опит ще Ви бъде изключително полезен. Компания, произвеждаща производствен софтуер, може да препоръча дистрибутори във Вашия регион, които са работили с компании като Вашата. Можете да намерите добър консултант и по препоръки в професионален клуб или организация - попитайте Вашите колеги да споделят своя опит. 


1.  Консултантът внедрявал ли е производствения софтуер в компании, подобни на Вашата? 
Осведомете се за големината на компанията, броя на служителите и естеството на бизнеса.

 
2.  Консултантът може ли да представи референции? 
Попитайте за имената на лица за контакт, така че да можете да попитате тези клиенти за внедряванията при тях.

 
3.  Може ли консултантът да предостави безплатна тестова версия на софтуера?
Докато демонстрацията на софтуер може да бъде от полза, ако преценявате какви възможности има за Вас, онова, което наистина трябва да разберете е по-сериозно, отколкото ще разберете за 50- минутни презентации. Демо софтуерът Ви дава възможност да въведете собствените си данни и да анализирате характеристиките на програмата.

 
4. Това е ограничена употреба на софтуера и не се изисква усилие от Ваша страна за да анализирате възможностите на продукта. 


5.  Как са структурирани хонорарите на консултанта? 
Осведомете се предварително как консултантът преценява часовете, услугите и хонорарите. 


6.  Може ли консултантът да приложи пълния пакет услуги? 
Като част от внедряването при Вас ще се нуждаете от обучение, техническа поддръжка и много други услуги. Потърсете дистрибутор, който ще работи с Вас от началото до края. Не Ви трябва някой, който се концентрира единствено върху продажбата на софтуер. 


7. Какви са разходите, свързани с добавянето на нови потребители или добавянето на допълнителни модули за съществуващите потребители? 
Когато правите сравнения в цените, анализирайте нещо повече от първоначалната цена. Освен да помислите за разходите по поддръжката и ъпгрейда, помислете колко ще Ви струва добавянето на нови потребители. При някои пакети цената е по-ниска, отколкото при други за всички модули, но ще бъде за сметка на цената за брой потребители, докато други компании предлагат добавянето на потребители за по-малко, но цената за допълнителни модули е много висока. 


8. Кой отговаря за техническата поддръжка? 
В определен момент ще се нуждаете от техническа поддръжка за новата система. Ще се обърнете ли към производителя на софтуера или към консултанта? Колко ще струва техническата поддръжка? Разберете каква е политиката по отношение на поддръжката, ъпгрейдите и съпорта. Поискайте ясни и точни обяснения още в началото. Попитайте консултанта какво можете да очаквате като срокове във връзка със съпорта. Някои доставчици Ви позволяват да контролирате времето за изпълнение на дадена задача със закупуването на пакет за ъпгрейд на съпорта.

 
9. Ефективно ли "слуша" консултанта? 
Този въпрос разграничава истинските консултанти по продажбите от обикновените продавачи. Истинският професионалист няма да Ви препоръчва нещо без да проучи Вашия бизнес и цели.

 
10. Добре ли комуникира консултанта? 
Избягвайте търговците, които се опитват да Ви впечатлят с професионален жаргон и незабавно започват да говорят за програмните характеристики и характеристиките на оборудването. По време на интервюто трябва да се концентрирате върху това какви приложения може да предложи консултанта и как той или тя може да Ви помогне да се възползвате от тях - а не детайлите.

 
11. Смятате ли, че можете да работите с консултанта? 
В продължение на седмици ще работите с консултант. Възможно е да изградите дълготрайни взаимоотношения, ако консултантът Ви помага да променяте и развивате системата успоредно с нарастването на Вашата компания. Изберете консултант, който точно отговаря на философията и културата на Вашата компания. Доверете се на инстинктите си, ако имате съмнения по отношение на консултанта. Трябва Ви някой, с когото работите добре.


ВЪПРОСИ, КОИТО ТРЯБВА ДА ЗАДАДЕТЕ НА ВАШАТА КОМПАНИЯ 


Никога не е добре да прекъсвате работата си като внедрявате нова система. Но ако всички приемат идеята за промяна, работата Ви ще се облекчи след внедряването. Консултантите често се оплакват, че компаниите искат нови системи, но нямат желание да положат допълнителни усилия за постигане на целта. Дори и най-добрите и най-способните консултанти, разполагащи с най- качествения софтуер, ще се нуждаят от истински усилия от Ваша страна и от страна на Вашите служители, за успеха на проекта. 


1. Искате ли да приемете промяната? 
Доколко Вашата IТ група ще приеме система, създадена другаде, особено ако сте разчитали на Ваша собствена фирмена система? Нужно Ви е съгласие и трябва да разберете доколко Вашата нова система ще се интегрира или ще работи с инструментите за разработка, които те вече ползват.

 
2. Има ли отговорник за всеки етап от проекта? 
Консултантите не могат да поемат целия товар на внедряването. Ще се наложи да определите отговорник по проекта сред служителите от по-висок клас (най-често СРО, IТ директор или Вицепрезидент по производството) и ръководител проект от средния мениджмънт. Възможно е да се наложи преструктуриране на работните приоритети по време на фазите по селекция и внедряване, за да се уверите, че ръководителя на проекта разполага с необходимото, за да постигне успех. 


3. Добра инвестиция ли е изходния код? 
Някои се нуждаят от програмния код, а други - не. Ако вие работите с програмисти и очаквате сериозни промени в софтуера, бъдете внимателни като изберете компания, която предоставя програмния код. От друга страна, ако приложението Ви е сравнително стандартно и Ви е необходимо лесно и евтино да ъпгрейдвате Вашия софтуер, не трябва да плащате за изходния код. 

 


ШЕСТ ПРИЧИНИ ЗА НЕУСПЕХА НА НОВИТЕ ПРОИЗВОДСТВЕНИ СИСТЕМИ 


1.  Погрешна схема за номериране на артикули: 
Представете си една компания, която купува чипове от двама доставчици. Въпреки че всеки доставчик има собствена номерация за частите, компанията не си е съставила добра система за номериране на частите. В резултат на това изглежда, че артикула не е наличен, въпреки че все още на склад има от чиповете на другия доставчик. Има правилен и неправилен начин за настройка на контрола на материалите, когато работите с повече от един доставчик. Ако програмата, която ползвате, не разполага с възможности за работа с повече доставчици, няма да можете да настроите контрола на запасите правилно, за да отразите това.

 
2.  Недостатъчен контрол върху разходните норми: 
Всяка разходна норма трябва да се въведе коректно от самото начало на база на нормите, които получавате от инженерите. Дори, ако тя разполага с всички точни компоненти на теория, понякога на практика количествата не са такива, каквито трябва и тогава се налага ръчна намеса. Изключително важно е инженерите и производството да комуникират правилно за структурата на нормите и само квалифицираните служители да ги актуализират. Независимо от мащаба на производството Ви, една мощна система за сигурност би ограничила неквалифицираните служители в използването на определени критични функции на софтуера. 


3.  Неверни данни за наличните материали: 
Една от ползите на интегрираните решения е, това че елиминирате излишните неща във Вашата система. Един от недостатъците е, че грешките могат да се натрупват. Ако данните за наличните артикули са грешни от самото начало, грешката ще се мултиплицира в системата. А последното, което бихте желали да се случи, това е да бъдете принудени да прекъснете работа за няколко дни, за да направите инвентаризация и да установите откъде идват разликите, като въведете реалните налични количества. Производствените системи, които предлагат функции свързани с информация за отклонение от физическите наличности, ще Ви дадат възможност да коригирате количествата на запасите без да се налага да прекратявате производствената дейност. 


4. Липсва споразумение между инженерите и производството:
Преди да бъде внедрена една система, абсолютно необходимо е да се постигне споразумение между инженерите и производството по отношение на целите и това как ще ги постигнете. Няма значение колко усъвършенстван е Вашият софтуер, ако не разполагате със съгласието на тези два отдела. Работете с Вашия консултант, за да изготвите цялостен план за внедряване. Уверете се, че всички нженери и хора от производството и ръководството са подписали плана преди да преминете към инсталирането на софтуера.


5. Нереалистични очаквания за възможностите на системата: 
Имайте точна представа за това, какво искате да постигнете с новата си система. Не бихте си купили Шевролет, за да пътувате с 300 километра в час, нито пък би имало смисъл да платите огромна сума за Ламборджини, само за да го държите в гаража. Закупуването на функционалност, която не Ви е необходима е просто загуба на пари. Направете подробен списък за функционалностите, от които наистина се нуждаете, като добавите и характеристиките, които също са препоръчителни.  
Поставете най-високи оценки на производствени системи, които имат вградена „пътека на развитие", особено ако можете да тествате по-модерните функции, използвайки данните, с които разполагате. 


6. Неспособност да се дефинират потребностите на компанията в счетоводството, производството, IТ и събирането на данни: 
От изключителна важност е да прекарате известно време като оцените потребностите на компанията си преди да изберете и внедрите каквато и да било система. Направете цялостен анализ на изискванията за счетоводството, производството, IТ и събирането на данни. Това е задължителна стъпка в процеса и тя не може да бъде пропусната. Ако си свършите работата на етапа на планирането тогава ще платите много по-малко, когато дойде времето да свържете всички елементи. Попитайте вашия внедрител дали консултациите и обучението се предлагат директно от софтуерния доставчик. 

 


Още въпроси относно закупуването на софтуер можете да зададете на нашите професионалисти от StudioWEB.bg

Препоръчваме още:

TAITRONICS 2017 - Изложението на интерактивни AIoT Smart приложения с участието на СОФТУЕР ЕООД TAITRONICS 2017 - Изложението на интерактивни AIoT Smart приложения с участието на СОФТУЕР ЕООД Прочети повече
тттттт тттттт Прочети повече
Дигиталният маркетинг в помощ при стартиране на бизнес на по-високо ниво Дигиталният маркетинг в помощ при стартиране на бизнес на по-високо ниво Прочети повече
нагоре