3 причини екипът за управлението на проекти да има значение за обслужването на клиенти

   Работата с клиенти изисква да сте гъвкави. Колкото повече трябва да се съсредоточите върху това как вършите работата, толкова по-малко време можете да отделите за действителна работа с клиенти. А за да посрещнете променящите се клиентски приоритети и да сте сигурни, че помагате на клиентите си да постигнат своите цели и KPI, имате нужда от план, ясни крайни срокове и плавен работен процес. Без солидна функция за управление на проекти всичко това става все по-трудно. Ето четири причини, поради които трябва да обмислите изграждането на екип за управление на проекти, който да поддържа услугите на вашите клиенти.

• Създава по-безпроблемна комуникация между екипите

Един от основните фактори за успех на взаимодействието клиент-агенция е комуникацията. Когато всички са запознати с обхвата на работата и пътната карта, това подготвя екипа за успех. Използваме Teamwork, инструмент за управление на проекти , като единствен източник на истина. След всяка клиентска среща, нашите клиентски партньори са отговорни за делегирането на всички задачи на стратезите въз основа на крайни дати и приоритизиране. Всяка задача е внимателно разпределена за създаване на сътрудничество, ефективност и организация без припокриване на усилията. Смислените разговори между членовете на екипа се провеждат в рамките на инструмента, така че можем да се позоваваме на тези разговори по-късно, ако е необходимо. Ако стратегът се нуждае от допълнителна информация или участие от друг член на екипа, нашият инструмент за управление на проекти му позволява да задава въпроси директно в коментарите и да си дава обратна връзка. Наличието на централно местоположение за нашите разговори също така улеснява сътрудничеството между екипи, което облекчава тежестта на работата от разстояние. Вместо да организират срещи и разговори, хората могат лесно да обсъждат детайлите на проекта в инструмента, създавайки по-голяма ефективност.

• Помага за създаването на по-голяма индивидуална отговорност

Трудно е хората да бъдат държани отговорни, когато очакванията не са ясни. Наличието на ръководител на проекти, който да се свърже с вашите екипи, ще ви помогне да предизвикате разговори, които изясняват очакванията. В нашата фирма планираме работата си на всеки две седмици, като провеждаме срещи за планиране на спринта с всеки стратег. На тези срещи ръководителят на проекта преминава през всяка задача, възложена на стратега, и потвърждава тяхната работа. Нашите ръководители на проекти имат вградени часове за настаняване в графиците си, което им позволява да се свързват с отделни лица и да се уверят, че задачите им са изпълнени навреме. Ако даден проект е сложен, разчита на зависимости или стратегът има предстояща почивка, можем да разработим план, за да гарантираме, че все още можем да спазим крайните срокове на клиента. Срещите за планиране на спринт създават пространство за стратега да бъде честен, както с ръководителя на проекта, така и със себе си относно тяхното натоварване и способността да завърши всичко навреме.Тази система не само подобрява екипната, агенционната и индивидуалната отчетност, тя гарантира, че всеки стратег може да произведе възможно най-добра работа, като същевременно има пълно познаване на работното си натоварване. Колкото по-голяма видимост има вашият екип за управление на проекти, толкова по-вероятно ще бъде вашият екип да спазва вътрешните и външните крайни срокове и да произвежда положителни резултати за всеки клиент.

• Поставя по-голям акцент върху приоритизирането

По време на ангажимента с клиента факторите често се променят. От бюджети до времеви графики до участие от ключови заинтересовани страни, трябва непрекъснато да работите, за да останете в съответствие с целите и резултатите на клиента. Един от начините, по които можете да работите, за да останете на път за постигане на целите и KPI на клиента, е да водите непрекъснати разговори относно приоритизирането. Нашите клиентски партньори гарантират, че бъдещата работа е прогнозирана. След това ръководителите на проекти могат да вземат елементите от тези натрупани задачи и да ги приоритизират допълнително по време на нашите срещи за планиране на спринта. Ако имате ръководител на проекта, той може да действа като връзка между собственика на акаунта и стратезите.

Както научихме от нашата система за управление на проекти, ако имате екип, посветен на детайлите и точките за предаване, вашите стратези могат да се съсредоточат върху работата с клиента и развитието на техния набор от умения. Когато един стратег се довери на ръководителя на проекта, за да му помогне да създаде структура и яснота, да премахне всички пречки пред работата си, това ще доведе до по-малко натоварване и по-добра работа за вашите клиенти!