Най-добрите деловодствени софтуери за организиране на вашите документи, електронни таблици и презентации

   Документи, електронни таблици, презентации и бележки – те са файловете, които карат работата да върви, които показват новия ви проект и представянето през последното тримесечие и вашите идеи за бъдещето. Те са толкова важна част от компютрите, че е трудно да си представим компютър днес без офис пакет.

В продължение на години, дори десетилетия, това означаваше, че е трудно да си представим компютър без Microsoft Office. Днес е лесно, ако опитате. Office има повече и по-добри конкуренти от всякога, като в същото време функциите, от които се нуждаем от офис инструментите, се промениха – неща като сътрудничество, офлайн и онлайн достъп и съвместимост с множество устройства.

Microsoft Office 365, Google G Suite, Zoho Workplace, Apple iWork, Quip и LibreOffice са най-големите играчи на офис пакет днес. Какъв набор от инструменти трябва да използвате? Може вече да имате по-стар офис пакет и се чудите дали трябва да надстроите до Office 365 или дали инструментите на G Suite във вашия акаунт в Gmail са достатъчни. Или може би се опитвате да решите кой пакет да пуснете на вашия екип.

Прегледахме най-добрите функции в тези офис приложения, за да ви помогнем да изберете пакета, който най-добре отговаря на вашите нужди.

• Microsoft Office 365

За $6,99/месец можете да получите всяко приложение на Office на всичките си устройства. Или можете да използвате безплатните версии на Office Online на тези програми от вашия браузър или почти пълнофункционалните мобилни приложения, за да можете да вършите работа навсякъде.

Стартирайте документ на Word на вашия компютър у дома, добавете някои редакции от телефона си, след което го отпечатайте от браузъра си, след като стигнете до офиса. Excel включва впечатляващ брой функции и инструменти за анализ на данни, докато OneNote е едно от най-иновативните приложения за бележки с оформление, подобно на хартия, което ви позволява да пишете където искате. В пакета има и нови приложения, като модерния инструмент за презентации Sway и Delve, интелигентен инструмент за автоматично намиране на файловете, от които се нуждаете.

Office 365 включва също 1TB място за съхранение в OneDrive, така че можете да архивирате вашите файлове онлайн със същия абонамент.

• Google G Suite

Microsoft Office може да е първият „офис пакет“ по подразбиране, но Google трябваше да го пренесе извън настолните компютри и в облака. G Suite — преди Google Apps — започна като Writely, просто приложение за писане онлайн от 2005 г. Google го придоби и част по парче го превърна в крайъгълния камък на днешния най-добър конкурент на Microsoft Office.

Трябва да съберете данни за вашите документи?

Google Forms може да го направи направо от вашия офис пакет.

Отделните приложения на G Suite са страхотни сами по себе си — модерни инструменти с всичко необходимо за създаване на документи, електронни таблици и презентации. Това, което прави G Suite страхотен, е как е създаден за сътрудничество. Можете да споделяте вашите файлове с всеки дори публично в мрежата, ако желаете, и да ги оставите да се включат в редактирането на документа. Можете да редактирате на живо с други по едно и също време или да оставяте коментари, които Google ще изпрати по имейл за обратна връзка.

Новият инструмент за изследване в Google "Документи и таблици" може да намира информация от вашите данни, да създава диаграми от вашите електронни таблици и автоматично да намира свързани документи.

Той има мобилни приложения, макар и с много по-малко функции от основните уеб приложения - не можете да добавяте предложени редакции или форматиране към документ на мобилни устройства. Но ако работите основно от компютър и сте онлайн през по-голямата част от деня, G Suite е един от най-добрите начини за сътрудничество по файлове онлайн с вашия екип или всеки, който има акаунт в Gmail.

• Apple iWork

Искате да създавате красиви документи, електронни таблици и презентации? Приложенията на Apple iWork – Pages, Keynote и Numbers – са най-лесният начин да ги направите и са безплатни с Macs и iOS устройства. Ще ги намерите или предварително заредени на новите си устройства или в App Store като безплатно изтегляне.

Всеки включва редица шаблони, които да ви помогнат бързо да създадете файловете, които искате, в опростен интерфейс. Можете да започнете с шаблон, да изтеглите свои собствени изображения и графики. Или превърнете документа си в книга—Pages ви позволява да експортирате документ като ePub книга, която е идеална за публикуване в магазин за електронни книги.

Numbers е уникално приложение за електронни таблици, което действа повече като документ, отколкото типичния лист с решетка, който ще намерите в Excel или Google Sheets. Напишете числата, от които се нуждаете, след което добавете текст и диаграми около него в празния документ, за да изградите пълен отчет около основната си таблица.

По същия начин Keynote е чудесен за повече от стандартното ви слайдшоу. Неговите анимации са толкова плавни, че е популярен инструмент за създаване на прототипи на нови приложения и създаване на кратки анимирани видеоклипове.

iWork е най-добрият в родните си приложения на Mac и iOS, въпреки че можете да го използвате и онлайн от iCloud.com. Това е чудесен начин да споделите вашите файлове с колеги, които не използват iWork, или бързо да настроите презентация от работен компютър.

• Zoho Workplace

Zoho предлага невероятен набор от приложения, но всичко започна с техния онлайн текстов процесор Zoho Writer. Нови приложения се присъединиха към групата година след година, като се превърнаха в Zoho Workplace — пълен офис пакет онлайн, с десетки други приложения на Zoho, които можете да добавите, ако е необходимо. Writer продължава да бъде водещото приложение в пакета, с нов дизайн, който преосмисля как трябва да бъде проектиран текстообработващият процесор. Отворете лявата странична лента, за да намерите всички инструменти в добре организирани ленти с инструменти. Zoho върши впечатляваща работа при запазването на по-голямата част от оригиналното форматиране.

Когато трябва да превърнете вашите електронни таблици в приложение, или да намерите данни за клиенти за вашия отчетен документ, или да намерите финансите на вашата компания за презентация, могат да бъдат съхранени в един от многото инструменти на Zoho. Това е целият софтуер, от който се нуждае вашата компания, свързан с офис пакет, който работи от всеки браузър.

• Quip

Quip реши да преосмисли офис софтуера. Цялата идея за документите все още се корени в хартията – в повечето текстови процесори вие работите във виртуален лист хартия A4, въпреки че може да не отпечатате готовия документ.

Напишете и организирайте текста си със заглавки в уеб стил. Използвайте стандартни клавишни комбинации, за да форматирате текста си или задръжте курсора на мишката над лявата страна на параграф, за да го превърнете в цитат, кодов блок, заглавка или списък. Вдясно добавете нови секции към документа си, връзки към други документи, интелигентни дати за напомняне.

Смесете прости електронни таблици в документи, вижте какво се промени с времето и говорете с екипа си в едно приложение

Вмъкнете блок от електронна таблица във вашия документ за интелигентна таблица, която поддържа стандартни функции на електронни таблици. Това е може би най-лесният начин да направите пълен отчет. Можете да напишете документа и да намерите данните за отчета на едно място.

Quip включва екипни чат стаи, подобни на Slack, където можете да обсъждате идеи и да споделяте gifs с вашите колеги. Всеки документ има собствен малък чат в страничната лента, където можете да проследявате промените и да разговаряте с екипа си за съдържанието.

Не можете да изберете свой собствен шрифт или други опции за форматиране – вместо това Quip включва половин дузина шаблона на документи за стилизиране на вашия документ.

• Облачни услуги на StudioWeb

Системата, с която работим е разработена да съхранява, актуализира и извежда информацията от електронна папка с файлове и приложени документи. Всички видове документи, които постъпват в организацията могат да бъдат сканирани или снимани, с цел да бъдат съхранени в Облачно деловодство. Във всеки един момент лесно и бързо могат да бъдат визуализирани и принтирани, както и цялата информацията от тях да бъде лесно намерена. Повече информация: https://cloudweb.bg/nextcloud.php

• Ползи от облачния софтуер

1. Значително повишаване на ефективността на служителите при обслужването на потребителите, при различни справки.

2. Повишаване на ефективността на работа и намаляване на времето за извършване на определени дейности, изискващи справки, съпоставяне на декларирани данни, при ревизии.

3. Улеснение на служителите при необходимост от справка с документите . Допълнителна сигурност от загуба на информация.

4. При необходимост от справка не е нужно да се търси във физическия архив на документите, като това дава възможност архивите да бъдат с помещения още по-ограничен достъп. Така архивните помещения ще се посещават по-рядко. Това увеличава сигурността, намалява времето необходимо да се направи дадена справка, намалява риска от увреждане на документите. По-малкото справки с хартиените носители ще запази за по-дълго време целостта и нагледността на документите. Намалява риска от скъсване, зацапване, загуба при изваждане от архив и разкомплектоване.

Свържете се с нас, ако имате нужда от организирането на вашите документи и таблици!