Съвети за организиране на виртуални работни конференции

   Бизнесът ви започнал ли е да използва платформи за видеоконференции като Zoom, Microsoft Teams или Google Hangouts? Ако все още не сте го направили, няма да мине много време, за да ги използвате. С бързо преминаване към виртуални конференция поради COVID-19 , искахме да споделим някои полезни съвети, за да ви улесним при използването на този тип технологии.

• Намерете подходяща за вас видео платформа

С налични видео платформи, отделете известно време, за да тествате няколко, за да определите кое е най -доброто за нуждите на вашия бизнес. Ако включвате виртуални конференция в стратегията си, направете списък с плюсове и минуси, преди да вземете окончателно решение.

Бонус съвет:Не забравяйте да тествате вашата уеб камера и микрофон, преди да започнете срещата! Няма нищо по -лошо от отстраняването на неизправности пред вашия екип или потенциални клиенти.

Понякога нещата са извън вашия контрол, например прекъсването на интернет. Ако това се случи, създайте резервен план. Може ли някой друг да ръководи срещата? Има ли наблизо кафене с wi-fi? Имате ли гореща точка?

Отделете време да обмислите нещата, преди да започнете дискусията. Обикновено хората разбират дали това е технологичен проблем, но вие искате да се представите във възможно най -добра светлина.

• Изпратете покана за календар

Когато планирате виртуална дискусия, не забравяйте да зададете точна дата и час, като изпратите покана за календар, която включва връзка на имейл адреса на вашия клиент. Това не само ще помогне при планирането ви, но и ще напомни на клиента за онлайн конференцията му с вас. Ден преди дискусията изпратете последващ имейл, който да им напомни за предстоящата ви конференция и да ги попитате дали имат въпроси.

Бонус съвет: Докато изпращате последващия имейл, помислете за тоалета, който искате да носите. Първите впечатления означават много и искате да се облечете за успех, за да можете да подпишете сделката.

Ако работите от вкъщи, обличайте се така, сякаш влизате в офиса. Това, че сте у дома, не означава, че можете да бъдете по -малко професионални.

• Създайте дневен ред

За да не спирате, създайте дневен ред с ключови моменти за това, което трябва да бъде обсъдено. Ако срещата е насочена към клиента, помолете ги за списък с действия, за да знаете какво да очаквате. Влизането без план може да ви накара да излезете извън темата и в рамките на планираното време, ако не внимавате.

Бонус съвет: Не забравяйте да включите дневния ред в последващия си имейл. Това позволява на вас и клиента да сте на една и съща страница преди началото на дискусията.

Ако дневният ред не е финализиран, изпратете допълнителен имейл веднага щом приключи или в самото начало.

• Съсредоточете се върху ангажираността

За разлика от личните конференция, тези онлайн могат да ви накарат да се чувствате малко разединени. Използвайки визуални помощни средства, споделяйки екрана или използвайки други интерактивни инструменти, можете да създадете увлекателно изживяване за присъстващите. Тези инструменти не само ще водят дискусията ви, но и ще помогнат на участниците да бъдат по -свързани по време на срещата.

Бонус съвет: Съобразете ангажимента си с вашата индустрия. Например, ако сте брокер на недвижими имоти, който прави виртуална обиколка на дом, задайте на клиентите си въпроси относно стаите, например какво харесват, не харесват, какво биха променили и т.н.

Онлайн срещите са удобни, както за клиентите, така и за фирмите!